입사 및 퇴사처리 : 경영지원 직무 챙겨야 할 온보딩 오프보딩 필독 체크리스트

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입사·퇴사 처리,
총무가 챙겨야 할 온보딩·오프보딩 체크리스트

pagecyan · 2026.05.09

"다음 주 월요일에 신입사원 3명 들어와요." — 이 한마디에 총무팀은 바빠집니다. 좌석은 어디로, 노트북은 준비됐는지, 사원증은 언제 나오는지. 반대로 퇴사자가 나올 때는 장비 회수, 계정 삭제, 서약서 반납까지 챙겨야 할 것들이 쏟아집니다.

이 글에서는 총무팀 입장에서 입사·퇴사 처리 시 빠뜨리면 안 되는 항목들을 체크리스트로 정리했습니다.

인사팀 vs 총무팀 — 역할부터 구분하기

입퇴사 처리는 인사팀과 총무팀이 함께 진행합니다. 회사마다 다소 다르지만 일반적인 분장은 아래와 같습니다.

구분	인사팀	총무팀
입사 시	근로계약서, 4대보험, 급여 계좌, 비상연락처	좌석 배정, 장비 셋업, 사원증, 명함, 출입카드
퇴사 시	퇴직금 정산, 4대보험 상실, 경력증명서 발급	장비 회수, 사원증·출입카드 반납, 시스템 계정 비활성화

⚠️ 중요: 업무 분장은 반드시 우리 회사 기준으로 확인하세요. 총무팀이 시스템 계정 처리까지 담당하는 곳도 있고, IT팀이 별도로 있는 경우도 있습니다.

입사 처리 — D-3부터 시작해야 여유 있다

입사 당일까지 기다리면 반드시 뭔가 빠집니다. 최소 3영업일 전부터 준비를 시작하세요.

D-3

좌석 및 장비 확인 — 배정할 좌석을 정하고, 노트북/데스크톱 상태를 점검합니다. 필요하면 IT팀에 셋업을 요청합니다.

D-2

사원증·출입카드 신청 — 사진과 인적사항을 받아 신청합니다. 발급에 1~2일이 걸리는 경우가 많습니다.

D-1

최종 점검 — 책상 정리, 기본 비품(볼펜, 메모지, 마우스 등) 준비, 명함 발주 여부 확인, 부서장에게 입사자 도착 시간 공유.

D-day

입사 당일 지원 — 오리엔테이션 안내, 좌석·장비 전달, 사원증·출입카드 지급, 사내 시스템 계정 생성 확인.

✅ 입사 처리 체크리스트 (총무팀)

✔ 좌석 배정 및 책상 준비 완료

✔ 노트북/PC 셋업 완료 (IT팀 협의)

✔ 사원증·출입카드 발급 신청

✔ 명함 발주 (직책·연락처 확인 후)

✔ 기본 비품 지급 (문구류, 마우스 등)

✔ 사내 메신저·이메일 계정 생성 요청

✔ 주차·식당 등 편의시설 안내 자료 준비

퇴사 처리 — 빠뜨리면 나중에 문제가 된다

퇴사 처리는 입사보다 더 꼼꼼해야 합니다. 장비 미회수, 계정 미삭제는 보안 사고나 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

퇴사 1주 전

퇴사자에게 반납 목록 사전 안내 — 어떤 장비, 카드, 물품을 반납해야 하는지 미리 알려줘야 당일에 매끄럽게 진행됩니다.

퇴사 당일

실물 반납 및 확인서 서명 — 장비 상태 확인 후 반납 확인서에 서명을 받습니다. 구두로만 처리하면 나중에 분쟁이 생깁니다.

퇴사 당일 오후

IT팀에 계정 비활성화 요청 — 이메일, 사내 시스템, 협업툴 계정을 퇴사일 당일 업무 시간 이후 차단 요청합니다.

🔴 퇴사 처리 체크리스트 (절대 빠뜨리지 말 것)

✔ 노트북/PC/모니터 등 장비 실물 회수

✔ 사원증·출입카드 반납 및 비활성화

✔ 법인카드 반납 (사용 내역 정산 후)

✔ 보안서약서·비밀유지서약서 원본 수령

✔ 장비 반납 확인서 서명 받기

✔ 이메일·사내 시스템·협업툴 계정 비활성화

✔ 회사 차량·주차 등록 해제

❌ 자주 발생하는 문제: 퇴사자가 이미 짐을 싸서 나간 뒤 "서약서를 아직 못 받았네요"라며 연락하는 경우. 한번 나간 뒤에는 받기가 매우 어렵습니다. 퇴사 당일 오전 중으로 서류를 모두 처리하는 것이 원칙입니다.

✅ 실전 팁: 퇴사 처리용 체크리스트를 미리 출력해서 퇴사자와 함께 하나씩 체크하며 진행하면 빠뜨릴 일이 없습니다. 체크리스트 원본은 인사 파일에 보관하세요.

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입퇴사 처리 외에도 비품 관리, 법인카드, 행사 기획까지 — 총무 신입이 꼭 알아야 할 실무를 한 권으로.

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자주 묻는 질문

Q. 입사 준비는 언제부터 시작해야 하나요?

최소 3~5영업일 전부터 시작해야 합니다. 사원증 발급, 장비 셋업, 명함 발주 등은 시간이 걸리기 때문에 인사팀에서 입사자 정보를 받는 즉시 착수하는 것이 좋습니다.

Q. 퇴사 처리에서 가장 먼저 챙겨야 할 것은 무엇인가요?

장비 회수와 시스템 계정 비활성화입니다. 특히 퇴사 이후에도 계정이 살아있으면 보안 문제가 발생할 수 있으므로, 퇴사 당일 안에 IT팀과 협력해 처리해야 합니다.

Q. 퇴사자가 장비를 반납하지 않으면 어떻게 하나요?

사전에 반납 안내를 서면(이메일)으로 남겨두는 것이 중요합니다. 퇴사일에 반납이 안 되면 등기 우편이나 공식 요청 문서를 통해 회수 절차를 진행합니다. 반납 확인서 서명을 미리 받아두면 이후 분쟁 시 근거가 됩니다.